Registre de sécurité : ce que l'exploitant doit y consigner

Dans un établissement recevant du public, le registre de sécurité est la mémoire de la sécurité incendie. C'est lui que la commission de sécurité ouvre en premier lors d'une visite, et c'est souvent à son état qu'elle juge, en quelques minutes, le sérieux d'un exploitant. Pourtant, beaucoup de registres sont incomplets, en retard, ou éparpillés entre un classeur, des mails et des rapports qu'on ne retrouve plus.

Ce guide fait le point sur l'essentiel pour un exploitant : ce qu'est le registre, qui doit le tenir, ce qu'il faut absolument y consigner, les documents à y annexer, la place centrale des vérifications périodiques, le passage au numérique, et pourquoi tout cela est bien plus qu'une formalité administrative.

Qu'est-ce que le registre de sécurité, et qui doit le tenir ?

Le registre de sécurité est prévu par l'article R.143-44 du Code de la construction et de l'habitation et par la disposition MS 75 du règlement de sécurité incendie des ERP. Il doit être tenu dans les ERP des catégories 1 à 4. Les ERP de 5^e catégorie sans locaux à sommeil ne sont pas soumis à cette obligation au titre du règlement ERP — mais sa tenue reste une bonne pratique, et le Code du travail impose par ailleurs de tenir certains documents de sécurité à disposition de l'inspection.

En pratique, le registre est renseigné par le responsable de la sécurité incendie de l'établissement, sous la responsabilité du chef d'établissement, qui y est nommément désigné. C'est lui qui répond, en dernier ressort, de sa tenue et de son exactitude.

Un mot sur les catégories d'ERP, car elles conditionnent l'obligation : les ERP se classent selon l'effectif de public accueilli. Les catégories 1 à 4 regroupent les grands et moyens établissements (au-dessus des seuils de la 5^e catégorie, la 1^re accueillant le public le plus nombreux) ; la 5^e catégorie désigne les petits établissements. C'est pour les catégories 1 à 4 que le registre est formellement imposé — mais plus l'établissement est important, plus son registre sera scruté.

Ce que l'exploitant doit y consigner

Le registre doit permettre de retracer, à tout moment, la vie de la sécurité incendie de l'établissement. On y consigne notamment :

• le nom du chef d'établissement et du personnel chargé du service de sécurité incendie ;
• les adresses et numéros utiles (secours, mainteneurs, organismes de contrôle) ;
• l'identification de tous les équipements qui concourent à la sécurité incendie ;
• l'historique des interventions des entreprises de maintenance et de vérification : désenfumage, installations électriques, éclairage de sécurité, chauffage et ventilation, gaz, ascenseurs, détection et système de sécurité incendie (SSI), moyens d'extinction ;
• les dates des exercices d'évacuation.

Point important : les prestataires qui interviennent doivent dater et signer leur intervention dans le registre. Pour des interventions très fréquentes, un carnet d'entretien séparé peut être utilisé, à condition qu'il reste accessible et rattaché au registre.

Les documents à y annexer

Au-delà des mentions courantes, le registre s'accompagne de classeurs annexes, qu'on peut regrouper en quatre familles :

• Procédures : consigne générale et consignes particulières d'incendie, fiches de procédures de sécurité ;
• Travaux : liste chronologique des travaux touchant à la sécurité incendie, arrêtés et notifications du maire (ou du préfet de police à Paris), rapports de réception et de vérification après travaux, procès-verbaux de commission, liste des dérogations et, le cas échéant, le plan de mise en sécurité ;
• Exploitation : rapports de vérifications périodiques et procès-verbaux des commissions de sécurité périodiques ;
• Formation : attestations de formation du personnel et comptes rendus des exercices d'évacuation.

Les vérifications périodiques : le cœur du registre

Si le registre a un cœur, ce sont les vérifications périodiques. Les installations qui concourent à la sécurité incendie doivent être contrôlées à intervalles réguliers — certaines annuellement, d'autres plus fréquemment — par des techniciens compétents ou, pour nombre d'entre elles, par des organismes agréés. Chaque contrôle donne lieu à un rapport, consigné au registre, avec les observations éventuelles et les suites données.

Parmi les installations concernées, on retrouve généralement : le système de sécurité incendie (SSI) et la détection, les moyens d'extinction (extincteurs, RIA), le désenfumage, l'éclairage de sécurité, les installations électriques, le chauffage et la ventilation, les installations de gaz, les portes et clapets coupe-feu, et les ascenseurs. La plupart font l'objet d'un contrôle au moins annuel ; certaines exigent, à intervalle plus long, une vérification par un organisme agréé. Les périodicités exactes dépendent de l'installation, du type et de la catégorie de l'établissement — raison de plus pour les suivre installation par installation plutôt que de mémoire.

C'est souvent là que le bât blesse : une vérification oubliée, un rapport jamais classé, une réserve signalée mais jamais levée. Or une anomalie connue et non traitée pèse bien plus lourd, en responsabilité, qu'une anomalie qu'on découvre et qu'on corrige. Suivre les échéances de chaque installation et tracer la levée des réserves n'est pas un luxe : c'est le métier même de l'exploitant.

La visite de la commission de sécurité

Le registre doit être présenté à la commission de sécurité lors de ses visites (périodiques ou inopinées). Sa qualité est, de l'aveu même des autorités, un bon indicateur du niveau de sécurité réel d'un établissement : un registre clair, à jour, où chaque vérification est datée et chaque réserve suivie, inspire confiance ; un registre lacunaire ouvre la porte aux prescriptions, voire à un avis défavorable.

Ces visites sont tantôt périodiques — à une fréquence qui dépend du type d'activité et de la catégorie de l'établissement — tantôt inopinées, ou déclenchées par des travaux et une réouverture. À chaque fois, la commission émet un avis (favorable ou défavorable) sur la poursuite de l'exploitation, assorti de prescriptions à lever. Un registre tenu avec soin est le meilleur allié de l'exploitant pour obtenir — et conserver — un avis favorable.

Préparer une visite de commission ne devrait donc rien avoir d'une course de dernière minute : si le registre est tenu au fil de l'eau, la visite ne fait que constater ce qui existe déjà.

Registre papier ou dématérialisé ?

Le registre peut tout à fait être dématérialisé. La commission centrale de sécurité l'a admis dès le 5 septembre 2002, à une condition de bon sens : que tous les documents et informations restent aisément accessibles, y compris le jour de la visite.

Et c'est là que le numérique prend tout son sens. Un registre papier se perd, se feuillette mal, ne prévient de rien. Un registre dématérialisé, lui, centralise tout au même endroit, se recherche en quelques secondes, alerte sur les échéances de vérification qui approchent, et conserve chaque rapport signé sans risque de l'égarer. Pour un exploitant, c'est la différence entre subir ses obligations et les piloter.

Attention toutefois : dématérialiser n'est pas scanner en vrac. Un dossier partagé rempli de PDF entassés ne vaut guère mieux qu'un classeur en désordre. Ce qui fait la valeur d'un registre numérique, c'est l'organisation : chaque équipement relié à son historique, chaque rapport à sa date, chaque réserve à son statut — levée ou en attente. C'est cette structure, bien plus que le simple fait d'être numérique, que la commission saura reconnaître.

Combien de temps le conserver ?

Le registre de sécurité accompagne l'établissement tout au long de son exploitation : il n'a pas vocation à être « soldé » chaque année, mais à s'enrichir en continu et à rester disponible à tout moment. Les rapports de vérification, les procès-verbaux de commission et les comptes rendus d'exercices ont, eux aussi, tout intérêt à être conservés durablement : ils forment l'historique sur lequel s'appuieront la prochaine commission… ou une éventuelle enquête après sinistre. Dit simplement : un registre de sécurité, ça ne se jette pas — ça se fait vivre.

Ne pas confondre les registres

Le mot « registre » recouvre, dans un établissement, plusieurs documents distincts qu'on mélange souvent :

• le registre de sécurité incendie — celui de cet article, centré sur la sécurité incendie de l'ERP ;
• le registre de vérifications — qui trace les contrôles périodiques des installations ; en pratique, il s'articule étroitement avec le registre de sécurité et le nourrit ;
• le registre public d'accessibilité — qui informe le public sur l'accessibilité de l'établissement aux personnes handicapées ;
• le DUERP — le document unique d'évaluation des risques professionnels, côté Code du travail, qui concerne la sécurité des salariés.

Ils répondent à des logiques différentes mais se recoupent largement sur le terrain : une vérification consignée au registre de sécurité peut révéler un risque à reporter au DUERP, et un incident noté en main courante peut appeler une action tracée dans les deux. D'où l'intérêt, encore une fois, de ne pas les éparpiller.

Bien plus qu'une formalité

On peut voir le registre comme une contrainte. Ce serait oublier à quoi il sert vraiment. En cas de sinistre, le registre peut être saisi par la justice dans le cadre de l'enquête : il est la preuve de la traçabilité des actions de sécurité. Un registre complet et à jour protège l'exploitant en démontrant qu'il a fait vérifier ses installations, formé son personnel, organisé des exercices et traité les anomalies. Un registre vide ou faux fait exactement l'inverse.

Autrement dit, le registre n'est pas là pour la commission : il est là pour l'établissement, ses occupants, et l'exploitant lui-même le jour où il faudra prouver qu'on a fait le nécessaire.

Le piège : un registre dispersé

Le piège le plus courant n'est pas l'absence de registre, mais sa dispersion : le classeur dans le bureau, les rapports de vérification dans les mails du prestataire, les comptes rendus d'exercices dans un tiroir, les échéances dans la tête de quelqu'un qui a quitté l'entreprise. Le jour de la visite — ou pire, le jour du sinistre — rien ne se retrouve.

Réunir le registre de sécurité et le registre de vérifications dans une seule base, où chaque équipement a son historique, chaque échéance son rappel, et chaque rapport sa place, change radicalement la donne. C'est précisément ce que doit permettre un bon outil : non pas remplacer l'exploitant, mais lui garantir que rien ne passe à travers les mailles.

En résumé : le registre de sécurité est obligatoire dans les ERP de 1^re à 4^e catégorie, tenu sous la responsabilité du chef d'établissement, et doit retracer équipements, interventions, vérifications, travaux, formations et exercices. Il peut être numérique, à condition de rester accessible. Mais au fond, sa vraie fonction n'est pas de satisfaire la commission : c'est de garantir qu'en matière de sécurité incendie, rien n'a été laissé au hasard.